Chuẩn bị cho một buổi hội nghị truyền hình với điện thoại hội nghị Grandstream

Khi phải tổ chức cuộc họp trực tuyến đầu tiên nhiều người không tránh khỏi sự hoảng hột, bởi có quá nhiều thứ cần phải chuẩn bị. Và bạn sẽ cảm thấy phát điên lên nếu như những thiết bị chuẩn bị cho cuộc hội nghi gặp bất sự cố nào. 

Để tránh điều này xảy ra lần nữa, tôi đã phát triển một danh sách kiểm tra các hạng mục cần hoàn thành trước bất kỳ cuộc họp trực tuyến nào và nghĩ rằng tôi đã chia sẻ nó với bạn. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn đã sẵn sàng cho bất kỳ trường hợp nào và luôn bình tĩnh trước các tình huống xảy ra. 

Tên cuộc họp trực tuyến của bạn phải phù hợp và hấp dẫn - Trong thời điểm mà lời mời họp trực tuyến đang điền vào hộp thư đến, việc phân biệt cuộc họp của bạn với phần còn lại là rất quan trọng. Bên cạnh việc sáng tạo, tiêu đề và nội dung của bạn cũng phải nhất quán. Điều này sẽ đảm bảo rằng khán giả của bạn biết chính xác những gì họ đang đăng ký cho tất cả trong khi gây ra sự quan tâm của họ.

Có một công thức bí mật để gửi lời mời họp trực tuyến - Luồng liên lạc mời của bạn đóng một vai trò lớn trong sự thành công của tỷ lệ đăng ký của bạn. Cá nhân, tôi thích tạo ra các lời mời với ba thành phần trong tâm trí: đồ họa đi đôi với nội dung của bạn, thu hút sự chú ý và các chi tiết cuộc họp bật ra từ phần còn lại của lời mời. Thời điểm tốt để gửi những thứ này là 14 ngày trước sự kiện và sau đó là một lời nhắc nhở vào ngày họp của bạn. Thu hút sự chú ý của họ và cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt mà không khiến email của bạn dài và nhàm chán. Hãy nhớ rằng, một người đọc trực tuyến khoảng chú ý nhỏ hơn 15 giây! Vì vậy, sử dụng thời gian đó một cách khôn ngoan.

Điện thoại hội nghị Grandstream mang đến chất lượng âm thanh hoàn hảo, với tính năng lọc tiếng ồn. Màn hình cung cấp hình ảnh chất lượng như đang đối thoại trực tiếp với các cá nhân còn lại trong buổi tiệc. 

Thực hiện tổng duyệt trước cuộc họp của bạn - Điều này nghe có vẻ mệt mỏi, đặc biệt là nếu bạn tổ chức các cuộc họp trực tuyến thường xuyên, nhưng thực hiện tổng duyệt giúp dự đoán và chuẩn bị cho điều tồi tệ nhất. Ví dụ: đảm bảo rằng nếu âm thanh của bạn bị cắt bất ngờ, bạn có một slide trong bản trình bày của mình lấp đầy khe thời gian đó và giúp truyền đạt vấn đề trong khi nó được giải quyết. Tổng duyệt cũng giúp đóng đinh bài thuyết trình và kịch bản của bạn, góp phần vào sự thành công của cuộc họp của bạn.

Có được một nhóm giúp bạn điều hành một cuộc họp trực tuyến- Mặc dù có vẻ như bạn có thể xử lý tất cả, nhưng sự thật là, bạn không nên. Có rất nhiều chi tiết nhỏ cần được quản lý trong nền của mỗi cuộc họp trực tuyến. Ví dụ: có ai đó quản lý phòng chat bằng cách trả lời các câu hỏi hoặc chỉ đơn giản là có một đôi mắt thứ hai có thể bắt gặp các lỗi không mong muốn như lỗi trình bày PowerPoint. Có một đội ngũ bên cạnh mang lại cho bạn sự tự tin cần thiết để làm cho cuộc họp của bạn trở thành một hit.

Đảm bảo bạn có nguồn điện dự phòng và các thiết bị của bạn được sạc đầy- Đôi khi, điều cuối cùng trong tâm trí của chúng tôi là một máy tính xách tay được sạc đầy. Hãy để cho một cái gì đó quá nhỏ như một thiết bị chết làm hỏng bài thuyết trình trực tuyến của bạn. Kiểm tra kỹ các thiết bị hội nghị truyền hình của bạn pin Pin và đảm bảo có sẵn nguồn điện dự phòng để chuẩn bị tốt hơn cho tình huống xấu nhất. 

Tạo một cảnh hấp dẫn trực quan cho khán giả của bạn- Khu vực thuyết trình của bạn có sạch sẽ không? Môi trường xung quanh bạn rất quan trọng, vì vậy hãy chú ý đến những gì khán giả của bạn đang xem. Nếu bạn có đạo cụ trong bản trình bày của mình, hãy đảm bảo rằng chúng có thể dễ dàng truy cập và / hoặc hiển thị gọn gàng. Thêm một nền như một biểu ngữ thương hiệu sẽ thêm một liên lạc cá nhân và phân biệt bạn với các cuộc họp trực tuyến khác. Và cuối cùng, hãy chắc chắn rằng khu vực trình bày của bạn sạch sẽ và được giải mã. Không ai thích lộn xộn!

Hãy để cho những gì xảy ra với tôi ngăn bạn tổ chức các cuộc họp trực tuyến hiệu quả và thành công. Bắt đầu kiểm tra các mục này khỏi danh sách của bạn trước khi bắt đầu bất kỳ cuộc họp nào và chuẩn bị tinh thần chống lại những trục trặc khó lường bao giờ đi kèm với việc tổ chức các cuộc họp trực tuyến.