Các yếu tố khác cần lưu ý khi lựa chọn giữa các hệ thống PBX, IP PBX và VoIP

Điều này có ý nghĩa gì với bạn?

Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống điện thoại mới, cho dù là lần đầu tiên hoặc là một bản nâng cấp của cài đặt hiện tại của bạn, điều quan trọng là phải biết các tùy chọn của bạn. Để có được ý tưởng về hệ thống nào là tốt nhất cho công ty của bạn, hãy sử dụng các mẹo bên dưới để đánh giá các tùy chọn liên lạc qua điện thoại của bạn.

Phân tích ưu và nhược điểm của hệ thống tổng đài IP so sánh với các hệ thống khác

Sự phát triển của công nghệ VoIP

Khi internet tiếp tục phát triển, nhiều cơ hội mới . Thay vì hạn chế các cuộc gọi đến thiết bị tổng đài IP, các hệ thống VoIP cho phép liên lạc giữa các máy tính, điện thoại và điện thoại IP. Hệ thống mới này dựa trên đám mây và được lưu trữ bởi một nhà cung cấp bên ngoài. Nó hoạt động như một ứng dụng, cung cấp nhiều kênh giao tiếp. Người dùng có thể trò chuyện video, chia sẻ dữ liệu, tin nhắn tức thời và hơn thế nữa. Họ có thể làm như vậy từ bất cứ đâu, miễn là họ có trong tay một thiết bị kết nối với internet.

4 bước xây dựng Tổng đài IP cho doanh nghiệp

1. Tham gia vào toàn bộ đội

Bước quan trọng đầu tiên trong việc thực hiện sáng kiến ​​Tổng đài IP là có được sự mua vào cần thiết từ mọi người trong công ty (không chỉ nhóm quản lý). Sự cần thiết phải mua bảo đảm một quy trình đảm bảo sự tham khảo ý kiến ​​của tất cả các lãnh đạo bộ phận và đòi hỏi họ phải có cùng sự hiểu biết liên quan đến việc thực hiện. Quá trình này làm cho nó để tất cả các bên liên quan có thể làm việc và tìm hiểu cùng nhau, giúp định nghĩa tầm nhìn cho việc triển khai Tổng đài IP sẽ là gì.

3 ưu điểm của hệ thống tổng đài IP nâng cao năng suất doanh nghiệp

Chúng tôi biết rằng quyết định chuyển sang một hệ thống điện thoại mới đôi khi là một điều khó khăn. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã tạo ra danh sách 3 lợi ích sau đây của một hệ thống liên lạc hợp nhất hiện đại so với hệ thống điện thoại lỗi thời.

Tại sao doanh nghiệp lại cần sử dụng tổng đài IP?

Mạng di động, truyền thông và ứng dụng internet đã trở thành một vấn đề cốt lõi để phát triển kinh doanh và CNTT quan trọng trong hầu hết các bộ phận CNTT của ngành. Hệ thống tổng đài Analog đã không còn đủ khả năng đáp ứng các nhu cầu kinh doanh của người dùng. Bởi hệ thống này khó nâng cấp khi cần thiết, các thiết bị khan hiếm trên thị trường khi có nhu cầu làm mới và thay thế các bộ phận. 

Công nghệ phát triển mạnh mẽ đã mang đến cho các doanh nghiệp một cơ hội mới để kinh doanh và phát triển toàn diện bằng việc chuyển đổi sang tổng đài IP, hoặc lắp đặt hệ thống tổng đài IP cho doanh nghiệp trở thành một phần của việc xây dựng cơ sở hạ tầng cho những công ty mới.

Tổng đài IP hỗ trợ doanh nghiệp bán hàng online và trực tuyến

Khách hàng luôn cần thông tinh nhanh, chính xác vì vậy nếu như doanh nghiệp nào không đáp ứng được yêu cầu sẽ giảm doanh số. Hệ thống tổng đại IP chính là giải pháp hiệu quả giúp các doanh nghiệp đáp ứng các thắc mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. 

Giải pháp họp trực tuyến kết hợp với tổng đài IP

Khái niệm họp hội nghị từ xa có hình (hay Họp trực tuyến - Video Conference) không còn xa lạ và việc áp dụng vào thực tế đã diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam trong vài năm trở lại đây thực sự mang lại hiệu quả cao cho các tổ chức, doanh nghiệp. Tuy nhiên, giải pháp họp trực tuyến đến từ công ty Yealink kết hợp với tổng đài IP  đem lại lợi ích gì, có giải quyết bài toán tiết kiệm chi phí hay không?

5 Ưu điểm của truyền thông đa kênh

Hãy thảo luận về một số lợi thế chính, cũng như các trường hợp sử dụng lý do tại sao những khái niệm xây dựng hệ thống Tổng đài IP này quan trọng đối với tổ chức của bạn.

1. Truyền thông thời gian, chủ động

Khách hàng của ngày hôm nay có thể đặt vé máy bay của họ từ một nhà hàng trong khi họ đang đợi cho burrito theo phong cách truyền giáo của họ được giao. Những người khác có thể nghiên cứu các khoản thế chấp hoặc bảo hiểm trong khi họ đang đi làm.

5 lý do truyền thông đa kênh là quan trọng đối với doanh nghiệp (phần 1)

Hai mươi năm trước, khách hàng chủ yếu giao tiếp với thương hiệu chỉ qua hai kênh; điện thoại và thư. Ngày nay, người tiêu dùng sẽ sử dụng kết hợp các kênh để liên lạc, bao gồm gửi email, nhắn tin SMS, gọi điện thoại, trò chuyện và truyền thông xã hội.

Ứng dụng tổng đài Panasonic xây dựng hệ thống thông tin liên lạc tại Priessnitz Medical Spa

ỨNG DỤNG TỔNG ĐÀI PANASONIC TRONG VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN LIÊN LẠC MỚI TẠI SPA NỔI TIẾNG THẾ GIỚI

Priessnitz Medical Spa, ở Jesenik, được bao quanh bởi thiên nhiên hoang sơ của dãy núi Rychlebske và Hruby Jesenik ở phía bắc của vùng Olomouc.

Tên của nó được lấy trùng với tên của người sáng lập của nó, Vincenz Priessnitz và đây là trung tâm thủy liệu pháp đầu tiên trên thế giới.

Nơi đây từng là địa điểm nghĩ dưỡng yêu thích mà các vị vua và công tước để cải thiện sức khỏe. Nơi đây có các khoáng chất tự nhiên tốt cho sức khỏe có thể được tìm thấy trong nước suối trên núi, không khí sạch, yên tĩnh. Khí hậu độc đáo có tác động tích cực đến cải thiện sức khỏe đặc biệt là các bệnh về hô hấp và tuyến giáp và rối loạn thần kinh. Balneological Vincenz Priessnitz, là một Spa đầu tiên trên thế giới áp dụng thủy liệu pháp, một "water garden" đặc biệt, nơi bạn có thể bơi lội trong suối khoáng hoặc thử phương pháp tắm Priessnitz và Scotch.

Spa bao gồm một tổ hợp gồm 10 tòa nhà cung cấp dịch vụ lưu trú và các trung tâm chăm sóc sức khỏe.

Sotfphone Mobile Giao tiếp mượt mà cải thiện sự hài lòng của khách hàng

Tổng đài IP Panasonic cung cấp phần mềm Panasonic's Mobile Softphone Liên kết nhân viên của bạn với ứng dụng điện thoại doanh nghiệp đơn giản

Bạn mặc định rằng công việc chỉ được thực hiện trong văn phòng? Ngày nay, kiểu suy nghĩ đó chắc chắn là lỗi thời. Thông tin liên lạc phải được cung cấp cho các chuyến đi công tác, trên đường đi và ở nhà. Bằng cách sử dụng Tổng đài IP Panasonic cung cấp phần mềm  Panasonic's Mobile Softphone, bạn có thể liên kết tất cả nhân viên của mình bất kể họ ở đâu. 

Mobile Softphone ứng dụng tuyệt vời của Panasonic

Mobile Softphone là một ứng dụng điện thoại dành cho doanh nghiệp của thương hiệu Panasonic, kết nối âm thanh và hình ảnh với nhau trong thiết bị di động của bạn. Nó cho phép bạn sử dụng điện thoại thông minh của bạn như một phần mở rộng của hệ thống điện thoại công ty mọi lúc mọi nơi, trong khi vẫn đảm bảo tối đa hóa khả năng di động và giảm thiểu chi phí.

Hỗ trợ các cuộc gọi âm thanh / video

Điện thoại thông minh hoạt động như một phần mở rộng hệ thống điện thoại của công ty 

Đẩy thông báo 

Tính năng bảo mật

Cài đặt đơn giản

Giới thiệu Softphone phần mềm hoạt động trên nền tảng VoIP

Softphone là một phần mềm cho phép thực hiện cuộc gọi qua dịch vụ VoIP bằng máy tính hoặc di động mà không cần phần cứng. Một softphone được thiết kế để sử dụng như một chiếc điện thoại truyền thống với giao diện các nút gọi cho người dùng như giao diện điện thoại thông thường.

Sau khi cài đặt, bạn cần kết nối với nhà cung cấp dịch vụ VoIP. Khi bạn thực hiện cuộc gọi qua VoIP, softphone “gói” dữ liệu âm thanh và gửi tới nhà cung cấp dịch vụ VoIP. Nhà cung cung dịch vụ sẽ chuyển dữ liệu đó thành các tín hiệu thoại và chuyển chúng đến theo đúng kênh đến người nhận. Các tín hiệu từ người ở đầu dây bên kia cũng được chuyển về như vậy. Và đó là cách cuộc gọi được thực hiện. Vì vậy nói một cách đơn gian, softphone cho phép bạn thực hiện cuộc gọi bằng dịch vụ VoIP.

Truyền thông hợp nhất đã hỗ trợ như thế nào?

Các công cụ truyền thông hợp nhất hỗ trợ 5 thói quen của các nhân viên như thế nào? 

Jacob Morgan của Forbes tự thừa nhận có một chút niềm đam mê với việc nghiên cứu về sự hợp tác. Niềm đam mê này khiến ông nghiên cứu "hàng trăm công ty" để khám phá các mô hình, thói quen làm việc, công nghệ,  tách riêng các công ty hiệu quả nhất khỏi sự cạnh tranh của họ. Thông qua nghiên cứu này, ông phát hiện ra rằng mặc dù thực tế là không có hai tổ chức nào giống nhau, các công ty liên doanh có nhiều đặc điểm chung hơn, họ tưởng một số được tóm tắt ngắn gọn dưới đây:

Tiêu điểm cá nhân

Chiến lược

Số liệu

Nhanh nhẹn

Khách hàng trọng điểm

Không có thuộc tính nào trong số năm thuộc tính này chỉ dựa trên công nghệ. Trong thực tế, bạn có thể tranh luận rằng một số có tính văn hóa cao trong tự nhiên. Tuy nhiên, các công cụ Truyền thông hợp nhất trong đám mây có thể hỗ trợ sáng kiến ​​của bất kỳ tổ chức nào để trở nên hợp tác hơn trong mỗi mười hai cách này. Dưới đây là cách thực hiện:

1. Truyền thông hợp nhất hỗ trợ lợi ích cá nhân

Tại các tổ chức hợp tác nhất, theo nghiên cứu của Morgan, các quyết định được thực hiện với cả lợi ích cá nhân và lợi ích tập thể của công ty trong đầu. Các công cụ Truyền thông hợp nhất có thể được tùy chỉnh để mang lại lợi ích cho mọi cá nhân trong toàn bộ tổ chức của bạn, thông qua việc truy cập dễ dàng vào thông tin và các công cụ phù hợp. '

Các ứng dụng dựa trên đám mây, như Broadsoft's Hub, cho phép nhân viên của bạn truy cập vào dịch vụ tổng hợp đám mây ảo được cá nhân hóa. Thông qua một nền tảng, có thể truy cập thông qua máy tính để bàn hoặc thiết bị di động, họ có thể dễ dàng tìm thấy tất cả thông tin, thư thoại, tin nhắn trò chuyện, cảnh báo và tệp của họ ở một vị trí duy nhất. Các công cụ giao tiếp dựa trên đám mây có thể cung cấp cho mọi cá nhân trải nghiệm công nghệ dễ sử dụng và được cá nhân hóa.

2. Truyền thông hợp nhất hỗ trợ tư duy dựa trên chiến lược

Khi nói đến sự cộng tác hiệu quả, chiến lược nên đến trước công nghệ. Việc sửa đổi các quy trình của bạn để phù hợp với một công nghệ mới có thể dẫn đến những sai lầm, nhầm lẫn và những người đang đấu tranh để thực hiện công việc của họ một cách chính xác. Bằng cách chọn công nghệ có thể được đúc theo mục tiêu của bạn, công ty của bạn có nhiều khả năng thành công hơn.

Các công cụ Truyền thông hợp nhất có thể tùy biến cao theo nhu cầu của từng tổ chức, ngay cả trong các trường hợp sử dụng phức tạp như trường Montgomery. Với ba cơ sở, trường cao đẳng cộng đồng lớn này cần triển khai ba ngày và truy cập linh hoạt vào một loạt các công cụ và ứng dụng. Với sự giúp đỡ của Atlantech Online và Broadsoft, việc thực hiện thành công của Montgomery College dựa trên chiến lược, không phải nhu cầu của nhà cung cấp của họ hoặc những hạn chế của công nghệ của họ.

3. Truyền thông hợp nhất hỗ trợ việc ra quyết định thông minh

Nó không phải là số liệu quan trọng, đó là những gì bạn đang đo lường và cách bạn áp dụng kiến ​​thức này. Các tổ chức hiệu quả nhất biết những gì quan trọng đối với khách hàng và nhân viên của họ, và cam kết đo lường và cải thiện. Các công cụ Truyền thông hợp nhất có thể mang lại cho lãnh đạo một mức độ minh bạch mới về cách nhân viên giao tiếp nội bộ và bên ngoài.

Với sự trợ giúp của các công cụ dựa trên đám mây do Broadsoft phát triển, lãnh đạo có thể đạt được khả năng hiển thị tổng thể về cách nhân viên sử dụng các ứng dụng có sẵn để chia sẻ tệp, tiến hành hội nghị truyền hình và giao tiếp. Các giải pháp như CC-One, cho các trung tâm liên lạc, cho phép hiển thị tức thời luồng công việc định tuyến cuộc gọi và hiểu các chỉ số dịch vụ khách hàng chính như thời gian chờ, số lần chuyển trung bình và độ phân giải cuộc gọi đầu tiên.

Công cụ Truyền thông hợp nhất tổng hợp dữ liệu từ tất cả các ứng dụng đám mây của bạn thành một vị trí thuận tiện cho phép các tổ chức hiểu cách mọi người thực sự làm việc và phục vụ khách hàng và cải thiện tương ứng.

Hợp tác dễ dàng với công nghệ truyền thông hợp nhất

Phải làm gì khi nhà cung cấp điện thoại PBX của bạn bị phá sản

Kế hoạch hành động trong trường hợp công ty cung cấp điện thoại PBX của bạn bị phá sản là gì?

Tình huống: Một công ty điện thoại PBX gần đây đã tuyên bố phá sản.

Nếu bạn là khách hàng của Avaya, chắc chắn đều biết đến tin tức hãng này vừa tuyên bố phá sản. Người dùng Avaya TDM Private Branch Exchange (PBX) chiếm 22% thị trường người dùng PBX cũ. Nếu bạn vẫn đang sử dụng công nghệ chuyển mạch truyền thống cho PBX cho công ty của mình, đã đến lúc xem xét các lợi ích của điện thoại IP (VoIP) dựa trên đám mây và công cụ Truyền thông Hợp nhất (UC) cho doanh nghiệp của bạn.

Quyết định gần đây của Avaya về việc phá sản do một khoản nợ là 6,3 tỷ đô la. Giám đốc điều hành Kevin Kennedy đã đề cập đến công nghệ điện toán đám mây là yếu tố then chốt trong vấn đề tài chính của họ và lý do tại sao thị trường mục tiêu của họ "phát triển đáng kể", nói rằng "cơ cấu vốn hiện tại của Avaya đã hơn mười tuổi và đã đến lúc công ty tập trung vào phần cứng. ”

Cho dù bạn có đang đối phó với khả năng thiết bị liên lạc của doanh nghiệp của bạn sẽ không còn được hỗ trợ bởi một công ty điện thoại bị phá sản, thì có một số rủi ro liên tục kinh doanh nghiêm trọng liên quan đến việc sử dụng hệ thống điện thoại TDM lỗi thời. Nếu bạn là khách hàng của Avaya hoặc một công ty thiết bị điện thoại truyền thống khác gặp phải sự cố tài chính, việc lập ra một kế hoạch chuyển đổi là rất quan trọng.

Có tương lai nào cho người dùng PBX của hệ điều hành cũ không?

Avaya là xa nhà cung cấp điện thoại truyền thống đầu tiên để nộp đơn xin phá sản hoặc chuyển đổi ra khỏi hệ thống điện thoại ghép kênh phân chia thời gian (TDM) có lợi cho các sản phẩm khác. Nortel tuyên bố phá sản vào năm 2009. Trong lnhững năm gần đây, Siemens, Ericsson, GTE, ITT, Toshiba và IBM đều biến mất khỏi thị trường.

Mặc dù không rõ chính xác hệ thống điện thoại PBX cũ của bạn sẽ được hỗ trợ bao lâu, rõ ràng là có quá nhiều sự gián đoạn và khó khăn cho các công ty điện thoại truyền thống. Khi họ đang phải đối mặt với nguy cơ  thu hẹp nhanh chóng về tài chính. Thị trường toàn cầu cho người dùng PBX truyền thống được dự đoán sẽ giảm trong hai năm tới xuống còn 6,9 tỷ USD vào năm 2019. Ngược lại, thị trường Truyền thông Hợp nhất dựa trên đám mây đang bùng nổ và dự kiến ​​đạt trên 143 tỷ USD vào năm 2024.

Các công ty sử dụng thiết bị TDM PBX cũ đã buộc phải mua cáp đắt tiền để thêm đường dây điện thoại, và việc tiềm kiếm các thiết bị thay thế khi hệ thống hư hỏng cũng trở nên khó khăn hơn, các phần mềm trở nên độc quyền. Bạn không thể mở rộng hoặc cập nhật hệ thống từ Nortel bằng các bảng từ Toshiba. Ngược lại, điện thoại VoIP và công cụ truyền thông dựa trên đám mây mang lại lợi ích thực sự, bao gồm chi phí thấp hơn, khả năng mở rộng tốt hơn, tích hợp dữ liệu dễ dàng và đầu tư vào công nghệ được kiểm soát trong tương lai.

Đã đến lúc bạn phải hành động 

Nếu bạn đang sử dụng PBX cũ thay vì công cụ liên lạc dựa trên đám mây. Người dùng TDM cũ nên làm gì?

Đánh giá những gì bạn cần từ nhà sản xuất của bạn

Trong khi Avaya gần đây đã cắt giảm một thỏa thuận với các chủ nợ của họ mà nên giữ cho họ trong kinh doanh, Fortune báo cáo tổ chức vẫn còn nợ ước tính khoảng 3 tỷ USD. Nếu bạn đã biết rằng nhà sản xuất PBX của bạn đang bị phá sản hoặc bị mua lại, bạn nên biết điều sẽ diễn ra tiếp theo là thiết bị của bạn đến hạn bảo trì, hoặc báo hỏng hoàn toàn. 

Hãy xem hợp đồng của bạn trước khi nhà cung cấp đóng cửa vĩnh viễn để tận dụng lợi thế của bất kỳ cập nhật bảo mật, bảo trì hoặc mua thiết bị cuối cùng nào bạn có thể. Nó sẽ không phải là giải pháp lâu dài, nhưng nó có thể giúp bạn đảm bảo rằng bạn có thể nhận được giá trị mà bạn đã trả tiền và kéo dài vòng đời của PBX càng lâu càng tốt. Những điều cần tìm khi kiểm tra hợp đồng với nhà cung cấp PBX hiện tại của bạn bao gồm:

Cập nhật bảo trì định kỳ

Cập nhật phiên bản hệ thống

Cập nhật bản nâng cấp 

1. Kiểm kê phần cứng

Tận dụng tối đa hợp đồng hiện tại của bạn có thể là nơi khôn ngoan nhất để bắt đầu, đặc biệt nếu thời gian của bạn để cập nhật các lỗi bảo mật với các bản vá bị hạn chế. "Đánh giá thiệt hại trước khi bạn nhảy đến kiểm soát thiệt hại" khuyến cáo Giám đốc tiếp thị Tracey Klepic của Broadsoft.

2. Thực hiện kiểm toán

Đây là nơi mà niềm vui thực sự bắt đầu. Để bắt đầu lập kế hoạch chuyển đổi sang các công cụ giao tiếp dựa trên đám mây, bạn sẽ cần phải hiểu nơi bạn rơi vào các công cụ, phần cứng và số lượng người dùng hiện tại tại mỗi trang web của bạn. Thực hiện kiểm toán có thể giúp bạn bắt đầu định giá một chuyển đổi sang Truyền thông hợp nhất dưới dạng Dịch vụ (UCaaS). Nếu tổng đài truyền thống của bạn chưa đạt đến cuối thời hạn sử dụng- như được tính toán về khấu hao thiết bị - thực hiện kiểm toán cũng có thể giúp bạn yêu cầu số tiền cần thiết để chuyển sang hệ thống điện thoại mới.

Kiểm toán CNTT của hệ thống, hợp đồng, người sử dụng, và yêu cầu kinh doanh nổi tiếng là tốn thời gian và trung thực, nhàm chán. Nếu bạn đang lấy tin tức từ Avaya như một dấu hiệu rõ ràng cho thấy đã đến lúc chuyển sang công cụ giao tiếp đám mây, nhà cung cấp đám mây phù hợp sẽ có thể giúp bạn đánh giá nhu cầu của mình như một phần của thiết kế và triển khai hệ thống UC mới của bạn. Tùy thuộc vào việc bạn có dự định chuyển sang VoIP được lưu trữ trên nền tảng đám mây hay toàn bộ UC, kiểm toán của nhà cung cấp cũng có thể trợ giúp giúp bạn đánh giá nhu cầu của mình như một phần của thiết kế và triển khai hệ thống UC mới của bạn. Tùy thuộc vào việc bạn có dự định chuyển sang VoIP được lưu trữ trên nền tảng đám mây hay toàn bộ UC, kiểm toán của nhà cung cấp cũng có thể giúp bạn đánh giá:

Người dùng

Yêu cầu phần cứng người dùng

Công cụ cộng tác hiện có

Thông tin bổ sung: Theo tin tức mới cập nhật gần đây Avaya đang có dấu hiệu hồi phục bằng việc. "Sau khi thoát khỏi tình trạng phá sản, Avaya tổ chức một cuộc họp tại New Orleans thông báo về việc mua lại Spoken Communications, một trong những nhà cung cấp dịch vụ contact center (CCaaS)" (Theo tơ: http://www.starviewint.vn)