Hướng dẫn sử dụng hệ thống điện thoại nội bộ TCL (p2)

Nếu máy tổng được cài đặt ở trạng thái trực tiếp gọi ra ngoài, cần phải bấm phím “*” để vào nội tuyến, sau đó mới bắt đầu cài đặt.

Khi thực hiện xong thao tác nghe “tút” 1 tiếng biểu thị cài đặt đúng, nếu là “tút, tút, tút” 3 tiếng là sai, cần kiểm tra rõ trước khi cài đặt lại.

Dùng phím “*” để biểu thị bắt đầu lệnh, “#” để biểu thị kết thúc lệnh, trong quá trình nhập lệnh cài đặt vào máy phát hiện sai sót có thể trực tiếp dùng phím “*” để bắt đầu lại từ đầu mà không cần úp máy.

5. Đàm thoại 3 bên

Cách thức: Ấn nút ngắt + * + số máy con

Lưu ý: Chuyển điện thoại gọi đến từ một máy con sang một máy con khác mà cả hai máy con cùng lúc đàm thoại với cuộc điện thoại gọi đến đó gọi là đàm thoại 3 bên.

Ví dụ: Máy con 805 đang nhận điện thoại, nếu muốn chuyển cuộc điện thoại đó đến máy con 807 mà cả hai máy cùng lúc có thể đàm thoại cùng cuộc điện thoại gọi đến đó, thì có thể sử dụng chức năng đàm thoại 3 bên:

(1) Máy con 805 nhận điện thoại gọi đến

(2) Ấn nút ngắt

(3)  Nghe thấy tín hiệu 

(4) Bấm số máy cần chuyển * 607 

(5) Ba bên cùng lúc có thể đàm thoại

Chú ý:

1>. Trong quá trình chuyển điện thoại, có các trường hợp không giống nhau, xin được hướng dẫn như sau (giả dụ A là máy chủ động chuyển điện thoại, B là máy được chuyển điện thoại)

*. A không nhận điện thoại, B nhận điện thoại

Nếu sau khi nghe tiếng chuông điện thoại B nhấc máy, như vậy, A sẽ cùng đàm thoại với B, và tự động nhận điện thoại từ ngoài gọi đến, hình thành lên 2 máy con cùng đàm thoại với một cuộc điện thoại gọi đến, khi một trong máy A hoặc máy B tùy ngừng đàm thoại, máy còn lại vẫn có thể đàm thoại bình thường cho đến khi úp máy.

*. A không nhận điện thoại, B trong vòng 25 giây không nhận điện thoại 

Khi máy con B trong vòng 25 giây không nhận điện thoại, máy A lại khôi phục đàm thoại, máy B sẽ ngừng đổ chuông.

2>. Thời gian ấn nút ngắt gác máy từ 100ms đến 2000ms (thời gian cụ thể có thể cài đặt Flash, có nói rõ trong cài đặt hệ thống), có 1 số điện thoại tiêu chuẩn có nút ”Flash”, nếu không có thể dùng nút ngắt thay thế.

3>. Ấn nút ngắt chuyển nhận sau khi nghe thấy tín hiệu, trong vòng 5 giây phải ấn xong số máy cần chuyển nếu không nó sẽ trở về trạng thái nhận điện ban đầu.

6. Nhận thay dây ngoài: # 7

Cách thức: # 7 (đối với máy gián tiếp gọi đi)  * # 7 (đối với máy trực tiếp gọi đi)

Lưu ý: Máy con chưa đổ chuông mà nhận điện thoại gọi là nhận thay điện thoại

Chú ý: Chức năng này chỉ có thể nhận thay điện thoại gọi vào hoặc điện thoại chuyển tiếp, nội bộ không nhận thay được.

7. Chuyển rời vị trí

Khi không có nhân viên trực tổng đài, máy chủ không tự chuyển đường dây ngoài đến các máy con.

Trạng thái trả lời tự động, trực ban tổng đài muốn chuyển máy, phải cài đặt máy trực ban thứ 1 và máy trực ban thứ 2 cùng chuyển đi 1 số, như vậy phải ấn số 0 ở máy tổng đài ròi ấn số máy con cần chuyển.

Cách thức:  # *  ABC (đối với máy gián tiếp gọi đi)  * # ABC (đối với máy trực tiếp gọi đi)

Lưu ý: Chuyển rời vị trí là chỉ khi người sử dụng ở xa máy con, tất cảđiện thoại gọi vào máy này có thể tựđộng chuyển đến một máy khác tuỳ chỉđịnh.

Ví dụ: Người sử dụng máy 605, khi người đó đang ở chỗ máy con 807, thì có thể sử dụng chức năng này chuyển hết các cuộc gọi tới máy con 805 đến máy con 807, do đó đảm bảo không bị lỡ các cuộc điện thoại quan trọng.

  Huỷ bỏ chuyển rời vị trí

Cách thức: Nhấc máy con một lần sau đó úp máy

Lưu ý: Muốn bỏ chuyển rời vị trí, chỉ cần nhấc máy con này lên một lát sau đó úp máy xuống là được

(1) Nhấc máy con 605     

(2) Úp máy con 605

Chú ý: Khi nhấc máy con đã cài đặt chuyển rời vị trí sẽ không có tín hiệu và không thể tiến hành thao tác khác, sau khi úp máy là có thể lập tức huỷ bỏ chức năng này.

8. Khi nhân viên trực ban nhận điện đến

Trong trạng thái trực ban, khi có điện thoại gọi đến, máy con đã được cài đặt trước đổ chuông sẽ đổ chuông, người sử dụng chỉ cần nhấc máy là có thể nhận điện thoại. Nếu cài đặt máy trực ban, đường dây ngoài bận, hệ thống sẽ tự động tìm máy con không bận và nhận điện.

9. Khi trạng thái trả lời tự động

Trong trạng thái trả lời tự động, sau khi điện thoại gọi vào các máy con đều không đổ chuông, mà máy tổng đài sẽ nhận trả lời cổng vào đọc trả lời tự động, người gọi đến sẽ căn cứ theo lời thoại gọi vào máy con nào đó hoặc gọi vào máy tổng để kiểm tra số máy con cần gặp. Sau khi máy gọi đến bấm xong số máy con nào đó máy con được gọi sẽ đổ chuông, chỉ cần nhấc máy là có thể nhận điện thoại.

Chú ý:

1>. Khi bên ngoài trực tiếp bấm gọi vào số máy con, nếu máy con được gọi đó trong vòng 30 giây không nhấc máy, hệ thống tổng đài sẽ ngắt cổng vào này.

2>. Khi bên ngoài bấm “0” (hệ thống tổng đài sẽ mặc nhận “0” biểu thị số kiểm tra), máy con trực ban được hệ thống tổng đài mặc nhận 602 sẽ đổ chuông, nếu máy 602 bận, hệ thống sẽ từ máy 603 bắt đầu tìm máy con rỗi để nhận cuộc điện thoại đó, trong trường hợp thường xuyên bận, nên để máy con 603 cũng làm máy trực ban để thuận tiện cho bên ngoài gọi đến.

3>. Để cài đặt máy con đổ chuông sau khi bấm 0 cần tham khảo phương pháp cài đặt máy con trực ban thứ nhất.

4>. Máy con chưa đổ chuông có thể thông qua chuyển tiếp điện thoại để nhận điện thoại