4 bước xây dựng Tổng đài IP cho doanh nghiệp

1. Tham gia vào toàn bộ đội

Bước quan trọng đầu tiên trong việc thực hiện sáng kiến ​​Tổng đài IP là có được sự mua vào cần thiết từ mọi người trong công ty (không chỉ nhóm quản lý). Sự cần thiết phải mua bảo đảm một quy trình đảm bảo sự tham khảo ý kiến ​​của tất cả các lãnh đạo bộ phận và đòi hỏi họ phải có cùng sự hiểu biết liên quan đến việc thực hiện. Quá trình này làm cho nó để tất cả các bên liên quan có thể làm việc và tìm hiểu cùng nhau, giúp định nghĩa tầm nhìn cho việc triển khai Tổng đài IP sẽ là gì.

Nhưng việc phát triển một bức tranh rõ ràng về sáng kiến ​​Tổng đài IP chỉ là một phần nhỏ của bước này. Khi quản lý cấp trên đã truyền đạt thông tin cần thiết cho lãnh đạo bộ phận, những người chơi chủ chốt này sau đó phải dành thời gian để liên lạc một cách hăng hái và liên tục với cấp dưới của họ. Phần này của quá trình thực hiện là thời gian để loại bỏ kiến ​​thức của bộ phận về các công nghệ hiện tại và những thất bại tốt nhất, và để lấy ý kiến ​​của nhân viên về các công cụ mà họ nghĩ sẽ tăng năng suất.

Các chủ đề được thảo luận nên bao gồm tất cả các cơ hội mà Tổng đài IP cung cấp, ngay cả những cơ hội có thể không ảnh hưởng trực tiếp đến hầu hết mọi người trong công việc hàng ngày. Tình huống cụ thể: một giải pháp Tổng đài IP tốt có thể giúp doanh nghiệp nhận ra các tương tác kịp thời hơn (có nghĩa là có thêm doanh thu) và có thể giúp họ thực hiện thay đổi Capex / Opex.

2. Kiểm tra chấp nhận người dùng

Mặc dù bộ phận CNTT của bạn sẽ lãnh đạo các khía cạnh kỹ thuật của việc triển khai, các lãnh đạo phòng ban và các nhân viên chủ chốt khác sẽ cần phải được đưa vào giai đoạn thử nghiệm. Vai trò của cái sau là đảm bảo rằng phần mềm có thể sử dụng được trong một kịch bản thực tế, thực tế, hàng ngày.

Bước này nên bao gồm các phiên demo cho cả các giám đốc điều hành cấp cao, những người có thể đưa ra các khuyến nghị về hình ảnh lớn của YouTube, cũng như các nhân viên tuyến đầu. Những nhân viên này là nguồn lực tốt nhất của bạn khi thử nghiệm các giải pháp Tổng đài IP mới bởi vì họ có thể giải thích và nêu rõ những khó khăn cụ thể với một số công cụ nhất định cho bạn cơ hội ghi chú và công ty điều chỉnh giải pháp phù hợp.

Ngay cả khi dự án này là trách nhiệm của bạn, tức là bạn là người biết nhiều về nó hơn bất kỳ ai khác trong công ty, bạn vẫn phải cởi mở trước mọi khuyến nghị hoặc chỉ trích. Cuối cùng, một giải pháp Tổng đài IP mới sẽ phải đáp ứng nhu cầu của mọi người trong công ty một cách dễ dàng hơn đồng thời giúp đạt được các mục tiêu kinh doanh mới.

3. Thị trường nội bộ

Có nhiều sản phẩm phần mềm cấp doanh nghiệp rất mạnh mẽ và đáng tin cậy. Sự thất bại của một định hướng Tổng đài IP hiếm khi là lỗi của công nghệ. Thay vào đó, nguyên nhân phổ biến hơn là những người triển khai không gây ấn tượng với nhóm của họ về tầm quan trọng của việc nắm bắt sáng kiến ​​mới của trò chơi. Mọi thứ phải được lên kế hoạch và mọi thứ phải được giải thích.

Các nhà cung cấp, tuy nhiên, có thể làm tất cả các giải thích. Các nhà lãnh đạo bộ phận được đề cập trong Bước 1 nên đã vô địch sáng kiến, phát triển việc nhắn tin và truyền đạt trực tiếp những lợi ích mà giải pháp mới sẽ mang lại cho các báo cáo trực tiếp, đồng nghiệp và nhân viên khác của họ.

Nhưng bạn có thể thay đổi lực lượng. Bạn phải giành chiến thắng trong chuyển đổi của bạn. Và điều đó đòi hỏi phải tiếp thị. Ngôn ngữ và tài liệu mà bạn sử dụng để tiếp thị sáng kiến ​​Tổng đài IP của mình trong nội bộ có thể có tác động lớn đến sự chấp nhận của người dùng và có khả năng giành được chuyển đổi. Việc lựa chọn từ sáng kiến ​​của người dùng, thay vì dự án, không phải là ngẫu nhiên. Từ sáng kiến ​​Sáng kiến, biểu thị lý luận mạnh mẽ và hấp dẫn hơn dự án từ và truyền tải tốt hơn bản chất bao gồm tất cả của việc triển khai Tổng đài IP.

4. Bắt buộc đào tạo và đo lường sau đó

Đây là một sự thật. Mọi người ghét tập huấn đào tạo. Khi bạn trong quá trình triển khai bất kỳ công nghệ mới nào, bạn sẽ thấy rằng hầu hết các đồng nghiệp của bạn sẽ chùn bước trước ý tưởng tham dự khi các buổi đào tạo bắt đầu.

Cùng quan điểm, nhiều doanh nghiệp cũng ngần ngại thực hiện đào tạo bắt buộc. Bất kể nhân viên của bạn sẽ cảm thấy thế nào về nó, đào tạo cung cấp thông tin có giá trị về cách chuyển sang giải pháp mới và cung cấp cho bạn một cơ hội khác để bảo vệ giải pháp mới của bạn. Vì vậy, họ cần phải ở đó. Và nếu bạn phải khuyến khích nó bằng một thứ gì đó tuyệt vời để giữ cho mọi người hạnh phúc, thì đó là những gì bạn nên làm. Làm cho việc đào tạo tổng đài IP trở nên thú vị và có giá trị và đó là điều không cần thiết