Làm thế nào quản lý dịch vụ khách hàng với hệ thống tổng đài IP

Cung cấp dịch vụ là một trong những yếu tố chính góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp của bạn. Trong trường hợp này, hệ thống tổng đài IP và điện thoại IP  có thể nói là nền tảng tốt nhất giúp cải thiện dịch vụ khách hàng và điều này rất quan trọng đối với các nhà quản lý dịch vụ khách hàng và doanh nghiệp bán lẻ.

Nó không chỉ quan trọng đối với các công ty lớn, mà cả các doanh nghiệp nhỏ. Các doanh nghiệp dự kiến ​​sẽ cung cấp dịch vụ khách hàng. Công nghệ cho phép kết nối tầm quan trọng của dịch vụ khách hàng với điểm mấu chốt mà các bên liên quan chính đang xem xét.

Mặt khác, công nghệ có nghĩa là hiệu quả, độ tin cậy và thời gian phục vụ được cải thiện hơn nhiều. Trong trường hợp của một công ty nhỏ, hệ thống tổng đài IP và điện thoại IP  rất quan trọng trong việc thêm các lớp vào hệ thống điện thoại của họ. Với suy nghĩ này, hệ thống tổng đài IP và điện thoại IP  là giải pháp thay thế mà bất kỳ nhà quản lý dịch vụ khách hàng và VP nào cũng mong mỏi, vì sự thành công trong kinh doanh của họ.

Trong cả hai trường hợp, bất kỳ khách hàng nào thực hiện yêu cầu hoặc bất cứ điều gì tương tự thông qua một cuộc gọi nên được kết nối với đúng nhân viên. Hệ thống tổng đài IP và điện thoại IP  là cần thiết để tránh sự chậm trễ và bất tiện khi chuyển các cuộc gọi đến các phần mở rộng sai và điều này có thể đạt được bằng cách có một hệ thống điện thoại lớn để quản lý viễn thông.

Tổng đài IP có thể cải thiện trải nghiệm của khách hàng như thế nào?

Đại diện hỗ trợ tuyển dụng

Trải nghiệm của khách hàng có thể được xem là yếu tố quyết định lớn đến việc doanh nghiệp của bạn sẽ tồn tại trên thị trường trong bao lâu. Nếu khách hàng trải nghiệm một dịch vụ ấn tượng và chất lượng, họ có nhiều khả năng xem xét bạn và nói về doanh nghiệp của bạn với người khác, chuyển sang nhiều cơ hội phát triển hơn.

Đối với tất cả điều này xảy ra, công nghệ vẫn giữ vai trò chủ đạo và trong trường hợp này, VoIP là đặt cược tốt nhất. Để biết cách hệ thống tổng đài IP và điện thoại IP  cải thiện trải nghiệm của khách hàng, hãy xem xét những điều sau:

Phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR)

Phản hồi bằng giọng nói tương tác có thể được chia thành hai:

Liên hệ dễ dàng và thanh toán nhanh chóng

Với hệ thống tổng đài IP và điện thoại IP, khách hàng sẽ có thể chọn bộ phận mà mình muốn nói chuyện từ menu điều hướng dễ dàng đến điều hướng. Là người quản lý, người ta cần đảm bảo rằng menu đơn giản và rõ ràng để hiểu mà không có bất kỳ sự mơ hồ nào. Đối với thanh toán nhanh, có thể gọi một số và thực hiện thanh toán của bạn thay vì trực tuyến với hệ thống tổng đài IP và điện thoại IP.

Quản lý giám sát cuộc gọi

Đây là một công cụ hữu ích để giúp đào tạo nhân viên của bạn. Tính năng này cho phép người quản lý hoặc huấn luyện viên tham gia cuộc gọi giữa hai bên. Lưu ý rằng, đại lý (thực tập sinh) và khách hàng không biết về người khác đang lắng nghe cuộc trò chuyện của họ. Tại thời điểm này, huấn luyện viên có thể thì thầm với đại lý và cung cấp cho anh ta hoặc cô ta câu trả lời theo thời gian thực mà không phải chuyển hướng cuộc gọi. Lưu ý rằng người gọi không thể nghe thấy những gì huấn luyện viên đang thì thầm với đại lý, nhưng đại lý có thể trả lời các câu hỏi trong thời gian thực với một huấn luyện viên trực tiếp huấn luyện.

Hàng đợi cuộc gọi

Lưu lượng cuộc gọi cao dẫn đến hàng dài và điều này có nghĩa là một số người gọi sẽ bị giữ. Như chúng ta đã biết, khách hàng không thích chờ đợi, và đây có thể là một gánh nặng lớn mà không có câu trả lời cho một số người. Để không mất khách hàng, bạn có thể sử dụng các tùy chọn nâng cao của hệ thống tổng đài IP và điện thoại IP .

Điều này liên quan đến việc cá nhân hóa trải nghiệm của người gọi bằng cách phát một số nhạc được cá nhân hóa và tin nhắn chờ định kỳ trong khi chờ. Đưa ra vị trí trong hàng đợi là rất quan trọng để giúp khách hàng yên tâm rằng cuộc gọi của họ sẽ được xem xét sau một vài lần.