Phân tích ưu và nhược điểm của hệ thống tổng đài IP so sánh với các hệ thống khác

Sự phát triển của công nghệ VoIP

Khi internet tiếp tục phát triển, nhiều cơ hội mới . Thay vì hạn chế các cuộc gọi đến thiết bị tổng đài IP, các hệ thống VoIP cho phép liên lạc giữa các máy tính, điện thoại và điện thoại IP. Hệ thống mới này dựa trên đám mây và được lưu trữ bởi một nhà cung cấp bên ngoài. Nó hoạt động như một ứng dụng, cung cấp nhiều kênh giao tiếp. Người dùng có thể trò chuyện video, chia sẻ dữ liệu, tin nhắn tức thời và hơn thế nữa. Họ có thể làm như vậy từ bất cứ đâu, miễn là họ có trong tay một thiết bị kết nối với internet.

Hệ thống VoIP cũng cho phép các công ty tích hợp giao tiếp với các ứng dụng khác. Nhân viên bán hàng hiện có thể theo dõi các cuộc gọi trong các hệ thống CRM và sử dụng ghi chú từ các cuộc hội thoại trước đó. Truyền thông trở nên kết nối với một hệ thống khổng lồ và khả năng cung cấp khả năng vô tận.

Ưu và nhược điểm của tổng đài, tổng đài IP và công nghệ VoIP

Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, nhiều người mong đợi các hệ thống VoIP sẽ phổ biến hơn các hệ thống tổng đài và tổng đài IP, nhưng đó không phải là trường hợp. Mỗi hệ thống đều có những ưu điểm và nhược điểm, giúp chúng phù hợp hơn với những tình huống nhất định. Những ưu và nhược điểm này sẽ giúp bạn hiểu hệ thống nào sẽ tốt nhất cho công ty của bạn.

Ưu điểm tổng đài:

Độ tin cậy: Hệ thống tổng đài vẫn hoạt động thông qua các đường dây điện thoại, có thể bảo vệ thông tin liên lạc của bạn khỏi sự cố mất điện và sự cố internet. Một số đường dây điện thoại vẫn hoạt động trong thời gian mất điện, cho phép bạn giữ đường dây điện thoại của mình.

Khả năng truy cập: Các công ty sử dụng hệ thống tổng đài có thiết bị riêng và thuê nhân viên CNTT của riêng họ để bảo trì và vận hành hệ thống. Điều này cho phép họ kiểm soát hoàn toàn và truy cập vào thiết bị và phần mềm.

Chất lượng âm thanh: Cuộc gọi di chuyển qua điện thoại cố định, giúp chất lượng âm thanh tốt nhất và độ tin cậy theo thời gian.

Thuận tiện: Bởi vì các hệ thống tổng đài tồn tại quá lâu, nhiều công ty đã có thiết bị họ cần. Thay vì trả tiền và cài đặt phần cứng mới, các công ty này có thể tiếp tục sử dụng những gì họ có. Đối với các công ty không có truy cập internet, hệ thống tổng đài là lựa chọn tốt nhất.

Nhược điểm tổng đài:

Tính khả dụng: Mặc dù các hệ thống tổng đài vẫn còn tồn tại, công nghệ kỹ thuật số gần như đã thay thế hoàn toàn tương tự. Trừ khi một công ty đã có sẵn hệ thống tổng đài, tùy chọn này không có sẵn.

Chi phí: Các tủ mà hệ thống tổng đài nhà đắt tiền, nhưng cần thiết cho hoạt động. Ngay cả sau khi trả tiền cho thiết bị, các công ty cũng phải trả lương CNTT và phí hàng tháng.

Hạn chế: Hệ thống tổng đài có giới hạn số điện thoại và đường dây, và bất kỳ số bổ sung nào cũng có thể tốn kém. Hơn nữa, các cuộc gọi chỉ có thể đi qua các thiết bị cụ thể trong hệ thống, thay vì cho phép các tùy chọn cuộc gọi linh hoạt.

Ưu điểm tổng đài IP:

Khả năng sử dụng: Hệ thống tổng đài IP đòi hỏi ít kiến ​​thức kỹ thuật để sử dụng và bảo trì. Các công ty giành chiến thắng cần các bộ phận CNTT chuyên dụng hoặc đào tạo tinh vi để sử dụng và cập nhật hệ thống của họ.

Chi phí: Hệ thống tổng đài có thể có phí thuê bao hàng tháng cao. Hệ thống tổng đài IP có thể giảm chi phí vận hành hàng tháng, ngay cả khi có số lượng người dùng cao. Hỗ trợ, nâng cấp và bảo trì thường không tốn kém và các công ty không phải ký hợp đồng với một công ty lưu trữ.

Điện thoại di động: Hệ thống tổng đài IP dựa trên IP, cho phép người dùng di chuyển điện thoại đến các kết nối khác nhau mà không gặp sự cố, giống như PC.

Tiện ích mở rộng: Để thêm tiện ích mở rộng từ xa hoặc chi nhánh vào hệ thống, người dùng chỉ cần một điện thoại IP và kết nối internet khác. Điều này cho phép các công ty có quyền truy cập điện thoại từ nhà và các địa điểm khác.

Nhược điểm tổng đài IP:

Không đáng tin cậy: Một hệ thống tổng đài IP chỉ đáng tin cậy như kết nối internet mà nó sử dụng. Nếu một công ty bị mất điện, trục trặc thiết bị hoặc mất kết nối internet, hệ thống điện thoại có thể làm việc.

Chất lượng âm thanh: Tương tự, nếu tín hiệu Internet và cường độ băng thông rộng của công ty thấp hoặc bị lỗi, các cuộc gọi sẽ mất chất lượng âm thanh. Nếu nhà cung cấp mạng internet không thể hỗ trợ chất lượng âm thanh cao trên mạng cục bộ, việc liên lạc sẽ không đáng tin cậy.

Tùy chọn hạn chế: Một hệ thống tổng đài IP được lưu trữ tại chỗ. Mặc dù điều này mang lại cho công ty nhiều quyền kiểm soát hơn, nhưng nó cũng giới hạn họ trong các tài nguyên họ có thể truy cập và đủ khả năng.

Thiết bị: Các công ty vẫn phải sử dụng điện thoại IP để vận hành hệ thống này.

Ưu điểm VoIP:

Chi phí: Việc thiếu thiết bị cần thiết và bảo trì giúp giảm chi phí. Các cuộc gọi (thậm chí đường dài và quốc tế) không thể tính thêm phí. Phí thuê bao cố định hàng tháng cho phép các công ty ngân sách phù hợp.

Tính linh hoạt: Nhận cuộc gọi từ bất kỳ vị trí nào trên mọi thiết bị. Các cuộc gọi có thể đến điện thoại di động hoặc máy tính khi người dùng ra ngoài hoặc ở nhà. Do đó, lập kế hoạch và giao tiếp trở thành một vấn đề đơn giản hơn.

Khôi phục thảm họa: Các cuộc gọi won đã đi qua mà không cần internet, nhưng hệ thống vẫn có thể hoạt động trong trường hợp khẩn cấp. Do lưu trữ từ xa, các cuộc gọi được chấp nhận và gửi vào hộp thư thoại.

Các tính năng: Chúng bao gồm gọi hội nghị, nhận dạng người gọi, chờ cuộc gọi, tùy chọn thư thoại, chuyển cuộc gọi, xếp hàng cuộc gọi và phản hồi bằng giọng nói tương tác.

Kích thước: Giới hạn băng thông

Bài viết được dịch từ: "PBX, IP PBX, VOIP: Understanding the Basics of Business Phone Systems"