Hệ thống PBX sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Tất cả các doanh nghiệp chia sẻ mối quan tâm về sự cần thiết phải trực tiếp các cuộc gọi điện thoại đến và đi một cách hiệu quả. Cách họ làm điều này là sử dụng hệ thống PBX (Private Branch Exchange) — một loại phần cứng, phần mềm kết nối cuộc gọi đến và từ các phần mở rộng điện thoại trong doanh nghiệp.

Để tìm hiểu về: hệ thống tổng đài IP (PBX) là gì? Tham khảo thêm bài viết của chúng tôi

Khi nói đến việc chọn hệ thống tổng đài IP PBX phù hợp để sử dụng cho doanh nghiệp nhỏ của bạn, có một số yếu tố liên quan sẽ ảnh hưởng đến quyết định của bạn đối với việc sử dụng một hệ thống cụ thể. Cách tốt nhất để có được một xử lý của các yếu tố này là để kiểm tra những lợi ích và hạn chế của các loại khác nhau của hệ thống tổng đài IP PBX có sẵn.

Hệ thống PBX tốt nhất cho doanh nghiệp là gì?

Hai hệ thống tổng đài IP PBX đầu tiên mà chúng tôi sẽ thảo luận là các hệ thống phải được cài đặt và duy trì trên cơ sở của doanh nghiệp nhỏ của bạn. Đây là những hệ thống PBX tại chỗ.

Hệ thống tổng đài IP PBX được lưu trữ nằm ngoài trang web hoặc "trong đám mây". Nó được duy trì và vận hành bởi một công ty bên ngoài mà bạn thanh toán cho các dịch vụ. Các hệ thống PBX được lưu trữ sử dụng Voice over Internet Protocol (VoIP).

PBX truyền thống

Một hệ thống PBX truyền thống thu được tên của nó từ việc sử dụng điện thoại cố định "truyền thống". Điều này có nghĩa là hệ thống PBX thực sự có dây cứng đến các mạch đồng tương tự hoặc PRI. Các nhà cung cấp phổ biến cho PBX truyền thống là Nortel, Panasonic và Vodavi.

Trong số tất cả các tùy chọn có sẵn cho các hệ thống PBX, PBX truyền thống có thể đáng tin cậy nhất. Những hệ thống PBX truyền thống cho phép giao tiếp diễn ra trên các đường dây chuyên dụng cũng cung cấp chất lượng âm thanh tuyệt vời.

Nó khó khăn để thêm dòng bổ sung cho các hệ thống PBX truyền thống vì có liên quan đến dây vật lý. Vì lý do này, một PBX truyền thống phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ với không gian văn phòng đã có sẵn hệ thống dây điện này. Miễn là tất cả các thiết bị có mặt, một PBX truyền thống có thể ít tốn kém hơn so với các hệ thống PBX khác.

Tuy nhiên, việc cung cấp thiết bị phù hợp với chi phí của nó, vì tất cả các bảo trì cần thiết phải được cung cấp tại chỗ. Nếu doanh nghiệp nhỏ của bạn thiếu ai đó với kiến ​​thức và khả năng khắc phục sự cố hệ thống PBX truyền thống, điều này sẽ phải chịu thêm chi phí khi bạn thuê một nhà thầu độc lập để thực hiện khắc phục sự cố cho bạn.

IP PBX

Một hệ thống IP PBX cho phép các cuộc gọi hoạt động bằng cách sử dụng VoIP. Điều này có nghĩa là tất cả thông tin được truyền qua giao tiếp qua điện thoại sẽ được hội tụ với các liên lạc dữ liệu của bạn và được chuyển tiếp bằng Giao thức Internet (IP). Trong số các nhà lãnh đạo ngành công nghiệp cho các hệ thống IP PBX là Avaya, Cisco, Mitel và Shoretel.

Sự hội tụ của dữ liệu qua mạng truyền thông có nghĩa là mỗi cuộc gọi ít tốn kém hơn nếu nó được định tuyến thông qua một PBX truyền thống. Nếu có nhiều cuộc gọi được đặt, đặc biệt nếu mỗi cuộc gọi có thời lượng dài, thì IP PBX sẽ hiệu quả hơn cho mỗi cuộc gọi.

Vì đây là một PBX tại chỗ, tất cả phần cứng và phần mềm được yêu cầu cho IP PBX phải được mua và cài đặt với chi phí kinh doanh của bạn. Điều này dẫn đến chi phí trả trước mặc dù các thỏa thuận cho thuê cũng có thể được thương lượng.

Ngoài ra, như với tất cả các hệ thống VoIP PBX, nếu kết nối Internet bị mất, sau đó khả năng thực hiện cuộc gọi cũng bị mất. Nếu không thể duy trì kết nối Internet đáng tin cậy tại doanh nghiệp nhỏ của bạn, khả năng thực hiện cuộc gọi cũng sẽ không đáng tin cậy. Vì vậy, điều quan trọng là phải xem xét việc có một số mạch tương tự tại chỗ để sao lưu trong trường hợp mất điện.

Hosted PBX

Một PBX được lưu trữ là một tổng đài IP được cung cấp bởi một công ty VoIP bên ngoài trang web. Kể từ khi công ty đang lưu trữ hệ thống PBX của bạn, lệ phí hàng tháng là bắt buộc. Theo hai cách, các khoản phí hàng tháng này thường hợp lý cho các doanh nghiệp nhỏ.

Ngay từ đầu, một PBX được lưu trữ thường đi kèm với các tính năng cho phép các cuộc gọi miễn phí không giới hạn được đặt đến một số địa điểm nhất định trên toàn cầu. Ngoài ra, không giống như một IP PBX tại chỗ, không có chi phí đầu tư ban đầu cho thiết bị và cài đặt phần mềm, mặc dù bạn có thể cần phải mua điện thoại di động của bạn. Polycom là công ty hàng đầu cho các thiết bị cầm tay được sử dụng trong các triển khai PBX được lưu trữ.

Nó cũng quan trọng để xem xét số lượng các dòng bạn muốn truy cập từ PBX lưu trữ. Theo thời gian, chi phí trên mỗi dòng thực sự có thể cao hơn nếu bạn chỉ đơn giản là sử dụng một IP PBX tại chỗ trong cùng khoảng thời gian đó.

Ngoài ra, việc sử dụng VoIP có thể ảnh hưởng đến chất lượng của các cuộc gọi được định tuyến qua PBX được lưu trữ. Vì VoIP sử dụng nén dữ liệu mà sau đó được gửi qua internet, một số yếu tố có thể làm cho giao tiếp bằng giọng nói và hình ảnh được gửi qua PBX được lưu trữ ít hơn lý tưởng. Cách được khuyến nghị để tối ưu hóa chất lượng dịch vụ điện thoại của bạn là chọn một nhà cung cấp cũng đang cung cấp kết nối dữ liệu. Điều này cho phép hệ thống PBX của bạn cư trú trên mạng dữ liệu, tạo ra một khu vườn có tường bao quanh giúp giảm thiểu độ trễ và độ trễ có thể xảy ra khi cuộc gọi đi qua Internet công cộng.