Phương án di chuyển từ hệ thống PBX truyền thống sang VoIP hiện đại

Chọn phương pháp phù hợp để chuyển đổi 

Đối với các tổ chức chưa lập ngân sách cho một chuyển đổi khỏi tổng đài cũ sang hệ thống tổng đài mới. Ttùy chọn của bạn để thực hiện chuyển đổi từ một hệ thống điện thoại không được hỗ trợ từ một nhà sản xuất lỗi thời có thể rộng hơn bạn nghĩ. Tùy thuộc vào PBX của bạn và nhà cung cấp UC bạn chọn, bạn có thể có khả năng thực hiện một số phương pháp để tiến hành chuyển đổi hệ thống viễn thông của công ty bạn.

Di chuyển dựa trên thử nghiệm: Một số người dùng của bạn, thường là nhóm CNTT hoặc một bộ phận khác, có thể sử dụng nền tảng UC mới như Broadsoft trên cơ sở dùng thử để kiểm tra các tính năng và chức năng trước khi cam kết triển khai toàn bộ trang web.

Di chuyển từ phần: Tùy thuộc vào nhà cung cấp và hệ thống tổng đài IP của bạn, bạn có thể tạo môi trường hỗn hợp nơi hệ thống điện thoại trên nền tảng đám mây mới hiện có của bạn có thể tương thích được trong một khoảng thời gian.

Di chuyển dựa trên khấu hao: Một số doanh nghiệp đang thực hiện chuyển đổi khỏi tổng đài IP theo cách khấu hao, bằng cách dừng hệ thống tổng đài của họ như là giá trị mất giá. Nếu ngân sách của bạn không cho phép chuyển đổi hoàn toàn sang các công cụ giao tiếp trên đám mây, trước tiên bạn có thể di chuyển các trang web hoặc phòng ban bằng thiết bị cũ nhất và ít chức năng nhất.

Nếu bạn không chắc chắn, thì không sao. Với nhà cung cấp phù hợp với bạn, bạn có thể tận dụng sự trợ giúp của các chuyên gia viễn thông dày dạn kinh nghiệm để quyết định tương lai có ý nghĩa nhất đối với tổ chức và ngân sách của bạn.

Điều gì sẽ xảy ra nếu tổ chức của bạn vẫn dựa vào các tủ hồ sơ lớn hoặc internet dial-up để liên lạc với khách hàng của bạn? Không có công nghệ nào tồn tại mãi mãi. Mặc dù tổng đài cũ của bạn có thể hoạt động phần lớn thời gian, có rất ít bảo đảm rằng thiết bị của bạn sẽ vẫn an toàn nếu nhà sản xuất của bạn bị phá sản và ngừng phát hành bản cập nhật bảo mật. Rủi ro của việc sử dụng hệ thống PBX cũ trong thời gian khủng hoảng tài chính nghiêm trọng giữa các nhà sản xuất bao gồm:

Bảo trì tốn kém: Dịch vụ thiết bị tổng đài cũ độc quyền đã đắt và khó, và nó sẽ trở nên khó khăn hơn khi một nhà sản xuất ngừng hoạt động và  các kỹ thuật viên chứng nhận và đào tạo cũng sẽ ít hơn trước kia.

Phần cứng khó tìm: Bạn thể chuyển đổi sang việc sử dụng thiết bị khác như laptop hay điện thoại thông minh. Nhưng điều đó đồng nghĩa với việc một số tính năng trong hệ thống bị hạn chế. 

Lỗi bảo mật: Các dữ liệu được lưu trữ trên hệ thống tổng đài cũ có nguy cơ biến mất do sự xuống cấp của các thiết bị.

Nếu bạn hy vọng được nghe về một công nghệ mới sẽ giúp doanh nghiệp của bạn chống lại thay đổi công nghệ trong tương lai, bạn sẽ phải thất vọng. Sẽ không có chuyện này. Trong khi chuyển đổi sang các công cụ Truyền thông Hợp nhất có thể là cách tốt nhất để các doanh nghiệp đạt được hiệu quả cộng tác và năng suất ngày nay, ai biết được lựa chọn nào tốt nhất cho tổ chức của bạn vào năm 2024. Điều tốt nhất tiếp theo mà tổ chức của bạn có thể làm là ngừng cho trứng vào giỏ và tránh bị lệ thuộc vào một công ty bị phá sản bằng cách chuyển sang đám mây.

Chọn các tiện ích linh hoạt 

Truyền thông hợp nhất dưới dạng Dịch vụ cung cấp lợi thế của việc thanh toán linh hoạt hàng tháng (OpEx), nơi bạn chỉ trả tiền cho các dịch vụ nhận được. Thay vì phải đầu tư vào một tổng đài đắt tiền, Tổng đài IP giúp bạn có thể nhận các dịch vụ của mình thông qua internet cáp quang và thanh toán dựa trên mức sử dụng. Điều này mang lại sự đơn giản hơn nhiều so với ngân sách cho thiết bị tại chỗ của bạn để giảm giá hơn 5-9 năm 

Các nhà cung cấp dịch vụ tổng đài ảo sẽ thay đổi các thiết bị của họ sang đám mây có thể mở rộng dịch vụ của họ lên xuống và thay đổi ứng dụng khi thực tiễn kinh doanh tốt nhất thay đổi. Thay vì chi tiêu ngân sách liên lạc của bạn trên các tiện ích mở rộng tốn kém của tổng đài cũ độc quyền, nhóm CNTT của bạn có thể thử nghiệm các tính năng mới để chia sẻ và trò chuyện tệp và mua các tùy chọn cho phép tổ chức của bạn tận dụng các tùy chọn tiên tiến để cộng tác.

Nếu bạn đã biết rằng nhà sản xuất điện thoại của bạn sắp ngừng hoạt động. Ngay cả khi nhà cung cấp PBX cũ của bạn vẫn đang hoạt động, bạn nên thực hiện các phương án thay đổi công nghệ từ từ. Bằng cách chọn nhà cung cấp phù hợp để giúp doanh nghiệp của bạn chuyển đổi trong thời gian tới.