Top những lợi ích mà tổng đài IP mang đến cho doanh nghiệp

Nếu bạn sử dụng tổng đài IP, thì bạn đã có một quyết định đúng đắn cho doanh nghiệp. Hệ thống tổng đài IP mở ra những cơ hội mới để hợp nhất các mạng truyền thông với các nhu cầu dữ liệu quan trọng bằng cách cung cấp truyền thông đa  phương tiện cho người sử dụng. Với hệ thống Tổng đài IP kết hợp với điện thoại IP, quay số, dữ liệu, hội nghị và một loạt các tính năng và ứng dụng bổ sung có thể được gửi trực tiếp đến doanh nghiệp của bạn và tất cả được quản lý từ đám mây. Lý tưởng nhất, tất cả các phòng ban và cấp độ trong một công ty nên tương tác với nhau để hợp tác hướng tới một mục tiêu chung. Tổng đài IP có thể  giúp thực hiện điều này có thể.

Tổng đài IP, cung cấp một vị trí tập trung, thống nhất cho nhiều phương tiện liên lạc như email, VoIP, điện thoại di động, điện thoại văn phòng và bạn vẫn có thể kết nối với hệ thống dữ liệu ngay cả khi ở nhà. Khi triển khai tổng đài IP sẽ giúp tiết kiệm đáng kể chi phí trả trước. Tổng đài IP không chỉ tăng năng suất của nhân viên mà còn có thể tiết kiệm hàng ngàn cho tổ chức của bạn về chi phí vốn. Báo cáo Acckey này trích dẫn nghiên cứu từ Gartner nói rằng vào năm 2014, thị trường tổng đài IP sẽ trị giá 55 tỷ đô la hàng năm. Bạn có nghĩ rằng doanh nghiệp của bạn có thể hưởng lợi từ việc triển khai Hệ thống tổng đài IP? Dưới đây chính là những lợi ích không thể bỏ qua của hệ thống tổng đài IP. 

Tăng tính sẵn sàng và hiệu quả của nhân viên CNTT

Khi bạn triển khai hệ thống tổng đài IP, bạn hợp nhất các hệ thống liên lạc của mình, điều này giúp tận dụng khả năng của nhân viên CNTT để tập trung vào các vấn đề kinh doanh khác. Ví dụ: hệ thống tổng đài IP tự động bao gồm các bản cập nhật các tính năng mới được phát hành. Điều này có ý nghĩa gì với nhóm CNTT của bạn? Điều đó có nghĩa là không còn cần thời gian để gắn kết với việc kiểm tra, lên lịch và cài đặt các bản cập nhật phần mềm mới. Bạn cũng không cần phải lập ngân sách, mua và cài đặt nâng cấp phần cứng, vì vậy các tài nguyên CNTT quan trọng có thể được dành riêng cho các dự án khác giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn, mở rộng thị trường tốt hơn, và tiếp cận được nhiều khách hàng hơn. 

Những nhân viên làm việc di động vẫn có thể truy cập thông qua điện thoại thông minh hoặc các thiết bị không dây khác khi ra khỏi văn phòng. Tổng đài IP giúp nhân viên duy trì năng suất làm việc ngay cả khi họ không ở trong văn phòng.

Giờ đây, các khả năng của Tổng đài IP được phân phối qua đám mây, nhân viên di động có thể kiểm tra tính khả dụng của tài nguyên trong văn phòng với ứng dụng khách Tổng đài IP trên thiết bị di động của họ. Biết rằng thông tin trạng thái được cập nhật tự động, cho dù họ có trên điện thoại, trong một cuộc họp hoặc trong kỳ nghỉ, cho phép mọi người duy trì năng suất hiệu quả ngay cả khi họ đi xa.

Thiết kế hệ thống tổng đài phù hợp với doanh nghiệp của bạn

Với Tổng đài IP, bạn đang đặt dịch vụ làm việc cho mình, nghĩa là bạn chỉ trả tiền cho những gì bạn cần. Vì bạn đang trả tiền cho các dịch vụ trên cơ sở mỗi người dùng / tháng, nên bạn đã giành được lãng phí tài nguyên cho khả năng không sử dụng. Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu quy mô kinh doanh của bạn thay đổi? Không vấn đề gì. Nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển, nhiều nhà cung cấp Tổng đài IP cho phép bạn linh hoạt thêm nhiều chỗ ngồi để phù hợp với sự phát triển. Điều gì về tính linh hoạt để giảm nếu cần thiết? Nếu cần giảm nhân sự, bạn không nên bị trói lại trong một hợp đồng dài hạn. Bạn có thể giảm người dùng của mình trên dựa trên thực tế người dùng của mỗi tháng. 

Tăng độ tin cậy

Với thiết kế phù hợp, Tổng đài IP có thể cung cấp mức độ phục hồi và dự phòng cao hơn mức bạn có thể thấy với một hệ thống tại chỗ điển hình có chi phí hiệu quả. Có những thiết kế khác nhau để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Ví dụ: dữ liệu của bạn có thể được sao lưu và nhân rộng ngay lập tức trong nhiều trung tâm dữ liệu để liên lạc kinh doanh chống thảm họa. Hãy chắc chắn chọn nhà cung cấp Tổng đài IP có trung tâm dữ liệu không chỉ đáp ứng các yêu cầu cao nhất về bảo mật vật lý mà còn có thể được giám sát 24 × 7, cung cấp các giao thức mã hóa và bảo mật mới nhất hiện có và trải qua sự giám sát liên tục để bảo vệ dữ liệu của công ty bạn khỏi sự xâm nhập và bảo mật vi phạm.

Với các ứng dụng này, bạn có thể chọn phương thức phân phối bao gồm: mô hình đám mây công cộng, lai hoặc riêng. Đối với mức độ dự phòng cao nhất, bạn thậm chí có thể chọn sao lưu dự phòng 100% tại chỗ cho toàn bộ nền tảng truyền thông của mình, đảm bảo không có thời gian chết trong trường hợp khẩn cấp không xảy ra. Mức độ dự phòng tùy thuộc vào bạn, nhưng độ tin cậy ngày càng tăng của tổng đài IP cung cấp thiết kế chắc chắn với một phần chi phí bạn phải trả nếu bạn tự xây dựng nó.

Với những lý do thuyết phục trên tổng đài IP hoàn toàn là một sự lựa chọn hàng đầu cho truyền thông doanh nghiệp trong quá trình hội nhập và phát triển kinh tế.

Bài viết được dịch từ: "PBX, IP PBX, VOIP: Understanding the Basics of Business Phone Systems"